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Karriere
am Klinikum & Medizinischer Fakultät

Office Managerin / Office Manager (w/m/d)

Institut für Immunologie, Abteilung für Experimentelle Immunologie am M3 Forschungszentrum, Kennz. 6199

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Vollzeit: 
100 %
Befristet:
24 Monate
Arbeitsbeginn: 
nächstmöglich
Bewerbungsfrist: 
22.05.2025

  • Administrative Koordination der Professur und Abteilungsleitung, inkl. Personalmanagement für Doktorandinnen, Postdocs und Gastwissenschaftlerinnen (Rekrutierung, Verträge, Onboarding, Reisen, Abwesenheiten, Offboarding)
  • Finanz- und Drittmittelkoordination, inkl. Budgetüberwachung, Mittelabrufe und Erstellung von Berichten für Förderinstitutionen
  • Unterstützung im Labormanagement, insbesondere bei Beschaffungen, Inventarverwaltung und dem Aufbau effizienter Strukturen und Abläufe
  • Organisation und Betreuung von Veranstaltungen und Gästen, inkl. Terminplanung, Kommunikation und logistischer Abwicklung
  • Verwaltung von Fördermitteln und Monitoring von Projektfristen, inkl. Unterstützung bei der Beantragung und Verwaltung von Fördermitteln sowie der Überwachung von Projektzeitplänen und Deadlines
  • Frühzeitiges Erkennen, Kommunizieren und ggf. Lösen von organisatorischen Herausforderungen im täglichen Forschungs- und Verwaltungsbetrieb

  • Strukturierte, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein sowie der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und zu priorisieren 
  • Hohes Maß an Eigeninitiative, Verlässlichkeit und Diskretion sowie ein gutes Gespür für Menschen und Teamdynamiken
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Deutsch und Englisch sowie ein sicheres, professionelles Auftreten im Umgang mit internen und externen Partnern
  • Erfahrung im Projektmanagement, Verwaltung und Controlling insbesondere im wissenschaftlichen Kontext
  • Erfahrung in der Überwachung von Projektfinanzen im Hochschul-, Forschungs- oder Verwaltungsbereich Kenntnisse mit Software zur Verwaltung von Finanzen, Drittmittelmanagement oder Personalmanagement (z. B. SAP, Excel, Labormanagementsysteme)

Vorteile

  • Mitarbeit im vielseitigen Umfeld eines modernen Universitätsklinikums, welches neben der Krankenversorgung zusätzlich die medizinische Forschung und Lehre fokussiert
  • Zukunftssicherer Arbeitsplatz und Standort sowie eine attraktive Vergütung einschließlich betrieblicher Altersversorgung (VBL) bei gleichzeitig möglichst flexiblen Arbeitszeitregelungen
  • Zuschuss zum Ticket für den öffentlichen Nahverkehr und attraktive Nachlässe auf unseren Angebotsplattformen für Mitarbeitende
  • Strukturierte Onboarding-Phase, klinikumseigene Akademie zum Ausbau der Fach-, Sozial- und Methodenkompetenz
  • Gesundheitsvorsorge durch vielfältige Sportangebote

Die Medizinische Fakultät der Universität Tübingen ist gemeinsam mit dem Universitätsklinikum und den nicht-klinischen Instituten eine der größten medizinischen Ausbildungs- und Forschungseinrichtungen in Deutschland. Wir bieten neben den Studiengängen Medizin und Zahnmedizin ein außergewöhnlich breites Spektrum von innovativen Bachelor- und Masterstudiengängen. Unsere exzellente Grundlagenforschung mündet in translationale Ansätze, mit denen wir eine zukunftsweisende medizinische Versorgung sichern.

Die Abteilung von Prof. Jan Böttcher ist Teil des interdisziplinären M3 Forschungszentrums und fokussiert sich auf die Untersuchung der Immunantwort bei Krebs und Infektionen. Unser Ziel ist es, neue therapeutische Angriffspunkte für Immuntherapien zu identifizieren. Wir setzen dabei auf moderne molekularbiologische, zellbiologische und mikroskopische Methoden und pflegen eine enge, kooperative Teamarbeit. Eine strukturierte und verlässliche Organisation ist uns besonders wichtig, um eine effiziente und produktive Forschungsumgebung zu gewährleisten.

Als Office Manager*in  tragen Sie entscheidend dazu bei, diese Struktur zu unterstützen und weiter auszubauen, indem Sie administrative Prozesse optimieren und das Team in organisatorischen Belangen entlasten. Diese Stelle ist ideal für eine ehrgeizige Person mit großem Organisationstalent, die Erfahrungen in der Spitzenforschung im Bereich der Krebsforschung und Immunologie sammeln möchte.

Herr Prof. Dr. Jan Böttcher
jan.boettcher@uni-tuebingen.de

Herrn Prof. Dr. Jan Böttcher
Kennziffer: 6199
Gewünschte Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Motivationsschreiben
Wir bitten auch um Mitteilung der Gehaltsvorstellung sowie des möglichen Eintrittstermins im nachfolgenden Fragebogen.

Bewerbungsfrist:  22.05.2025
Wir wenden den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) an, Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung vorrangig berücksichtigt. Vorstellungskosten können leider nicht übernommen werden. Wir bitten um Beachtung der geltenden Impfregelungen.
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